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24 fevereiro, 2021

[Livro] Uma bagunça perfeita (2008)/David H. Freedman e Eric Abrahamson - Parte II


 “Se jogamos tinta em uma parede, é vandalismo, mas se colocamos uma moldura em volta da mancha, esta se transforma em arte. As pessoas apenas precisam perceber esse sentimento de ordem e intenção."


 Procrastinação 


· O procrastinador metódico: evita as verdadeiras realizações por estar sempre rearrumando as coisas.

· Protele o máximo que puder o planejamento de um evento, porque, se você planejar com muita antecedência, as circunstâncias provavelmente se modificarão e exigirão um replanejamento.


Método de Yukio Noguchi


· A essência do método de Noguchi é a seguinte: cada documento que entra., independentemente do que seja, é inserido em um grande envelope. O conteúdo é anotado na face do envelope, que é em seguida colocado na vertical em uma prateleira, de maneira que todos os envelopes fiquem alinhados em uma fileira horizontal como se fossem livros. Os novos envelopes são inseridos à esquerda da fileira, e qualquer envelope retirado é posto de volta à esquerda. 

Depois de algum tempo, os envelopes que contêm os documentos mais recentes e mais frequentemente consultados acabarão do lado esquerdo da fileira, ao passo que os mais velhos e menos utilizados estarão à direita. Teoricamente, esse método facilita o acesso aos documentos, já que eles são automaticamente priorizados pela frequência da utilização. 

Se algo parece vagamente familiar a respeito do sistema, talvez seja o seguinte: pegue a fileira de envelopes de maneira que eles fiquem empilhados na vertical em vez de alinhados na horizontal, ponha a pilha sobre sua mesa de trabalho e livre-se dos envelopes. 

Agora você está diante de uma pilha comum de papéis do tipo que você encontraria em qualquer mesa desorganizada, onde os itens mais recentes e mais usados tendem a parar na parte de cima. 

Desse modo, na próxima vez que alguém lhe disser que a sua mesa coberta de pilhas de papéis é bagunçada, você poderá mostrar que ela é apenas hiperorganizada.


 

Companhias Modulares


· Mario Benassi, chama as empresas favoráveis ao desdobramento de companhias “ modulares”, e adota três princípios básicos para elas: crescer por partes em vez de holisticamente, diminuir ou eliminar partes sem vida da empresa com a mesma rapidez com que investe nas partes promissoras; e estar preparado para reorientar as tentativas em torno de qualquer uma das partes.



Método Elbert “Burt” Rutan


· A maneira de criar uma aeronave melhor não era ficar sentado aperfeiçoando um projeto e sim colocar alguma coisa no ar, ver o que acontece e depois tentar corrigir o que estivesse errado.

· Em vez de tentar descobrir a melhor forma de fazer uma coisa e ater-se a ela, simplesmente experimente um método e corrija-o constantemente.

· Minimizar os projetos feitos de antemão, deixar de correlacionar as tarefas dos funcionários com a sua experiência e treinamento, evitar a especialização, criar uma cultura que enalteça as perguntas e os erros, recusar-se a atuar como um diretor.



Fórmula para a experimentação da bagunça


· “Planejar cedo significa planejar duas vezes.”


· Cada administrador que incorpora com sucesso um grau de bagunça na sua empresa parece fazê-lo de um modo diferente. E isso na verdade faz parte da ideia. A bagunça envolve a flexibilidade, a variação, a contradição e o inesperado. Se houvesse uma maneira correta de fazê-lo, a bagunça não seria bagunça. Eis o melhor conselho que posso dar ao dirigente comercial aspirante a ser um grande entendido em desordem: descubra a sua maneira pessoal de promover a bagunça em uma empresa.


· A fórmula para a experimentação com a bagunça é bastante simples e funciona em contextos pessoas, institucionais e técnicos: experimente ser um pouco mais bagunçado de alguma maneira, e verifique se ocorre alguma melhora. Se ocorrer, aumente um pouco a bagunça. Vá em frente até ter a sensação de que em algum momento as coisas pioraram, quando então você deverá tentar ser um pouco mais organizado. Acho que você entendeu.


Criatividade


· O nosso cérebro evoluiu para funcionar em um mundo desorganizado, e, às vezes, quando insistimos em pensar de maneira arrumada e ordenada, estamos na verdade impedindo que a nossa mente faça o que sabe fazer melhor. Na verdade, é exatamente quando o cérebro parece estar arrumando com eficiência e com perfeita ordem o mundo que nos cerca que ele apresenta a maior probabilidade de estar nos desviando do caminho certo.


· a essência do problema da criatividade (...) é que é fácil os pensamentos de uma pessoa se tornarem rotineiros, e tentar simplesmente sair desse padrão por meio do raciocínio pode ser tão eficaz quanto ficar girando as rodas do carro da lama para sair de uma vala. 


Memórias

· as nossas recordações não são um registro preciso do que assimilamos do mundo; mais exatamente, são descrições vívidas das fortemente manipuladas, construídas pelo nosso cérebro, e baseadas parcialmente na realidade e parcialmente no que precisamos, queremos ou esperamos que a realidade seja, o que é uma maneira de arrumar retroativamente o mundo


Jogos de Azar


A propensão do cérebro para sistemas de jogo é provavelmente um efeito colateral do que pode ter evoluído como um problema, às vezes proveitoso, do nosso poder de raciocínio(...). Se fôssemos sempre competentes em reconhecer a nossa incapacidade de controlar a aleatoriedade, ou seja, se aceitássemos por completo que o mundo é extremamente desordenado, poderíamos ficar paralisados pela indecisão ou pela desesperança com excessiva frequência. A rapidez em imaginar que podemos impor a ordem e melhorar as chances em um graus maior do que efetivamente somos capazes é frequentemente o que nos inspira a agir com ousadia.

· os jogadores não apenas têm confiança nos seus sistemas, como também acabam erroneamente se convencendo de que os seus registros de ganhos e perdas confirmam essa convicção. Isso acontece devido a um fenômeno psicológico conhecido como tendência para a confirmação: quando uma pessoa deseja e espera que alguma coisa seja verdade, ela tende a prestar uma atenção especial e se lembrar de tudo que confirma a expectativa e se inclina mais a não dar atenção ou esquecer o que a contradiz. Em outras palavras, o cérebro intervém e arruma a nossa visão de mundo para que ela se harmonize com a maneira como esperamos que o mundo se comporte.

 


Evolução Científica


· É fácil para qualquer pessoa fora do mundo da ciência acha que o progresso acontece de modo gradual, com a colaboração intencional de cientistas que avançam ao longo de um caminho de grande visão. Entretanto, na verdade, a ciência é na maioria das vezes uma grande bagunça, avançando aos trancos e barrancos, mergulhando de cabeça em becos sem saída aqui, alcançando êxito inesperados ali. Não apenas o que parece ser, em última análise, o caminho certo raramente é previsto com antecedência, como também pode ser que apenas retroativamente, depois de décadas de trabalho, de muitos encontros casuais e de outras conexões aleatórias, alguém perceba que afinal de contas houve uma espécie de trajetória.



 
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30 dezembro, 2020

[Livro] Uma bagunça perfeita (2008)/David H. Freedman e Eric Abrahamson - Parte I





Ideia de Bagunça

· A bagunça não é necessariamente uma ausência da ordem.

· Em linhas gerais, um sistema é desorganizado se os seus elementos estão espalhados, misturados ou variam de alguma maneira devido a algum grau de aleatoriedade, ou se para todos os efeitos práticos ele parece aleatório a partir do ponto de vista de alguém. (...) Ser bagunceiro, desordenado e desorganizado, na nossa acepção, é bem o que você provavelmente pensa que é: espalhar objetos, misturar coisas, deixar coisas se empilharem, fala assuntos fora de ordem, ser incoerente, improvisar. Você sabe do que estou falando.

· Quase todo tipo de bagunça encontrado na vida do dia-a-dia é uma ordem fracassada: alguém tinha um sistema de organização em mente que por um ou outro motivo não funcionou.


Bagunça adequada

É difícil argumentar que as usinas nucleares, os cadastros dos impostos ou os estacionamentos não devam ser bem organizados. Entretanto, existem também muitos elementos na nossa vida que, embora frequentemente mantidos arrumados e extremamente ordenados, se comportariam melhor se fossem deixados pelo menos um pouco desorganizados, como por exemplo as férias, a amizade, a arte, os cochilos, as memórias, os animais de estimação, o divórcio, o esporte, as sobremesas, o namoro, o jogo, ser demitido da empresa, ler, o sexo, o combate, a criação dos filhos e a morte.

Cheryl Mendelson, Home comforts: The Art and Science of Keeping House, que faz o seguinte comentário sobre os entusiastas da ordem doméstica: Eles arrumam os sapatos ao longo do espectro das cores em linha reta e são dominados pela ansiedade se as toalhas na prateleira não estão todas voltadas para o mesmo lado. Eles despendem um enorme esforço no que consideram uma boa administração doméstica, mas a casa deles nem sempre é acolhedora. Quem pode se sentir à vontade em um lugar onde a exigência a exigência da ordem é tão exagerada? Na administração doméstica, mas nem sempre é melhor. A ordem e a arrumação não devem custar mais do que o valor que proporcionam em saúde, eficiência e conveniência.

· Fazer a cama quando nos levantamos pela manhã é como amarrar o cadarço de um sapato depois de tirá-lo do pé.

· Organizar de uma maneira envolve bagunça de outra.

· O elemento mais importante da arrumação é, de longe, simplesmente nos livrarmos de um vasto mar de objetos que não são mais necessários.

· Parte do problema é que na hora de se organizar, as pessoas tendem a pensar em projetos do tipo Big Bang destinados a exterminar a bagunça. Essa atitude conduz à eliminação maciça de um grande percentual de bens, algo que além de ter a tendência de resultar em uma experiência dolorosa também aumenta as chances de jogarmos fora coisas das quais sentiremos muita falta. Em vez disso, por que não jogar fora apenas o suficiente para recuperar uma quantidade confortável de espaço e de ordem, limitando o massacre aos objetos que se revelam fáceis de discernir na hora de separar o que é inútil das coisas boas? Afinal de contas, o melhor lugar para manter alguma bagunça sentimental é em casa, não é mesmo?

Um parâmetro melhor do que a frequência de utilização é o valor potencial e a substituibilidade.




Os benefícios da bagunça



· Flexibilidade: os sistemas desorganizados se adaptam e mudam mais rápido, mais radicalmente, de maneira mais variada e mais ampla, e com menos esforço. Os sistemas organizados tendem a responder com mais rapidez e lentidão às exigências da mudança, aos eventos inesperados e a novas informações.


· Totalidade: os sistemas bagunçados podem tolerar com tranquilidade em conjunto exaustivo de entidades heterogêneas. Os sistemas arrumados tendem a reduzir a quantidade e a diversidade dos elementos, eliminando alguns que teriam se revelado uteis ou até mesmo críticos.


· Ressonância: a bagunça tende a ajudar o sistema a se harmonizar com o seu ambiente e com fontes de informação e mudança normalmente evasivas, extraindo delas uma influência proveitosa. A ordem e a organização tendem a isolar o sistema dessas influências e a permanecer em conflito com elas.

Ressonância estocástica - Em poucas palavras, a ressonância estocástica se aplica a uma situação aparentemente paradoxal na qual a adição de algum tipo de aleatoriedade a um sistema o torna mais eficaz , ou seja, como se quanto mais estática você captasse em uma estação de rádio, mais claramente você ouvisse a música.

· Invenção: a bagunça aleatoriamente justapõe e altera os elementos de um sistema e os faz gerar para uma posição mais proeminente na qual eles são mais facilmente percebidos, o que conduz a novas soluções. A organização e a ordem tendem a limitar a inovação e o inesperado, bem como a pô-los de lado quando surgem.

As pessoas estão excessivamente condicionadas a agir todos os dias da mesma forma (...) o que frequentemente significa que ficam presas a hábitos nocivos. Em outras palavras, a concentração e a coerência tornam-se as barreiras para a solução dos problemas.



· Eficiência: os sistemas desorganizados frequentemente atingem metas com um modesto consumo de recursos, podendo às vezes deslocar parte da carga de trabalho para o mundo exterior. Ser organizado requer um constante dispêndio de recursos e tende a deixa a carga de trabalho aprisionada no sistema.


· Robustez: como a bagunça tende a reunir de forma vaga elementos discrepantes, os sistemas desorganizados resistem mais à destruição, ao fracasso e à limitação. Os sistemas organizados tendem a ter pontos fortes e fracos mais definidos, e portanto são frequentemente frágeis, facilmente frustrados ou perturbados, e copiados sem esforço.



Mesas bagunçadas


· E se o custo de ser metódico e bem organizado frequentemente sobrepujarem os benefícios? E se o fato de sermos um tanto ou quanto desorganizados, em um sentindo mais amplo, for melhor negócio?

· Uma mesa bagunçada pode ser um sistema altamente eficaz de priorização e acesso. As pessoas com mesas desarrumadas reúnem várias estratégias diferentes, com frequência de modo inconsciente, para manter á mão o trabalho de que precisam. Em geral, a mesa desorganizada tende a assumir um formato no qual os assuntos mais importantes e urgentes ficam mais próximos e no alto das pilhas, enquanto os assuntos que podem ser desprezados com segurança ficam longe e embaixo de tudo, o que faz perfeitamente sentido.

· uma das grandes características da mesa desarrumada é que ela tende a refletir a maneira como pensamos e trabalhamos. O pensamento e o trabalho são imprevisíveis, variáveis e ambíguos. São bagunçados. Por que a sua mesa também não deveria sê-lo.


Ponto de entrada do trabalho. O que no seu ambiente do escritório o ajuda a descobrir como recomeçar onde você parou ou iniciar uma nova tarefa quando você é interrompido, deixa o escritório, troca de tarefa ou termina uma tarefa? Ele descobriu que os “organizados” dependem de um pequeno número de “estruturas de coordenação explícitas” como listas, agendas e caixas de entrada para determinar com rapidez e segurança o que fazer a seguir. Os “bagunceiros”, por outro lado, são “impulsionados pelos dados”, ou seja, não planejam ou especificam explicitamente o que fazem, valendo-se do do ambiente imediato para obter pistas e informações, sob a forma de documentos que estão sobre a mesa, pastas empilhadas em cima do arquivo, comentários rabiscados em envelopes, recados adesivos (os quais, surpreendentemente, são desprezados por muitos organizados) colocados aqui e ali, livros deixados abertos no chão, e assim por diante.

· Mas os bagunceiros costumam tirar grande vantagem das indicações ao seu redor, notando, por exemplo, quando uma pasta pela qual não estavam procurando revela-se útil para a tarefa em questão ou sugere outra tarefa ainda mais proveitosa. David Kirsh compara o oportunismo nas tarefas do bagunceiro ao consumidor que vai a uma loja compra costeletas de carneiro para o jantar mas acaba levando um grande peso de salmão que por acaso está na oferta.



Planejamento Estratégico Empresarial 

· O planejamento estratégico empresarial de modo geral, ao lado de outras formas de planejamento formal a longo prazo, era uma perda de tempo.

· Os executivos que se sintam tentados a se manifestar contra essas distorções temem poder ser considerados criadores de caso e pessimistas. Além disso, os executivos tendem a adotar o ponto de vista assumido por seus superiores, de modo que quando os altos executivos, que em geral estão distantes demais da linha de frente para observar diretamente o que está acontecendo na sua própria organização, que dirá no mundo exterior, pedem informações aos seus subordinados, acabam ouvindo “ecos da sua próprias vozes”(...). A distorção torna-se ainda pior no planejamento estratégico, no qual a necessidade de produzir e justificar planos específicos levam os executivos a manipular ainda mais os dados para dar a impressão de que os planos deram certo. O resultado é um círculo vicioso de interpretações errôneas que engendram interpretações piores ainda, e assim por diante.

Mesmo que os executivos tivessem informações incríveis a respeito de sua empresa, setor e mercado, o planejamento formal a longo prazo ainda estaria condenado ao fracasso (...). Isso se deve ao fato de que previsões no mundo dos negócios que se estendem além de alguns meses equivalem a jogar uma moeda para o alto.(...) planejamento a logo prazo provavelmente exerce um efeito adverso. Isso acontece porque o planejamento formal pode acabar limitando as empresas a estratégias defeituosas, concentrando a energia de todas as pessoas em oportunidades que nunca se materializam e fazendo com que as empresas deixem passar as verdadeiras oportunidades que surgem no seu caminho.

· No entanto, segundo os dados, as empresas que fortemente comprometidas com o planejamento estratégico formal não tem em média um desempenho pior do que as companhias que fazem menos planejamento. Não se saem nem melhor nem pior.


______________________________continua...